Regulamin

REGULAMIN
XII Spotkań Miłośników Fantastyki „Świdkon”
ORGANIZACJA
– Organizatorem konwentu Świdkon jest Miejski Ośrodek Kultury w Świdniku z siedzibą przy al. Lotników Polskich 24, 21-040 Świdnik, tel. 81 468 67 80, e-mail:mok@mok.swidnik.pl.
– Świdkon jest konwentem dwudniowym typu non-stop, tzn. konwent zaczyna się w sobotę 30 marca o godzinie 9:00, a kończy w niedzielę 31 marca o godzinie 15:00.
– Świdkon odbywa się na terenie II LO im. Krzysztofa Kamila Baczyńskiego w Świdniku, ul. Wojska Polskiego 27.
– Do dyspozycji konwentowiczów oddane zostały poszczególne sale i korytarze.
– Do dyspozycji konwentowiczów oddane zostały poszczególne toalety.
– W czasie trwania konwentu na jego terenie mogą przebywać wyłącznie organizatorzy obsługa, ochrona, goście, prelegenci, twórcy programu oraz osoby, które opłaciły akredytację dwudniową lub jednodniową, uprawniającą do pobytu na terenie konwentu do godziny 24:00 danego dnia.
– Przez cały czas trwania konwentu dla uczestników zostało przewidzianych wiele atrakcji, z tym, że w późniejszych godzinach nocnych zostaną one ograniczone do minimum, aby nie przeszkadzać tym, którzy w tym czasie chcą się przespać.
BEZPIECZEŃSTWO:
– Nad prawidłowym przebiegiem imprezy czuwać będą organizatorzy, wyznaczona przez nich służba porządkowa i/lub profesjonalna ochrona.
– Organizatorzy nie ponoszą żadnej odpowiedzialności za szkody fizyczne, materialne i moralne uczestników konwentu. Za wszelkie szkody odpowiedzialność finansową i prawną ponoszą ich sprawcy. Ubezpieczenie we własnym zakresie.
– Wszelkie zauważone próby wszczynania bójek, kłótni czy awantur będą tłumione w zarodku, a ich prowodyrzy zostaną wydaleni z konwentu bez zwrotu akredytacji i identyfikatora.
– Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy zagubione lub pozostawione bez opieki.
– Każdy uczestnik konwentu zobowiązany jest do kulturalnego zachowywania się i podporządkowania się decyzjom organizatorów (wliczając w to obsługę i ochronę). W przypadku krzywdzącej decyzji ze strony w/w osób można powołać się do koordynatora konwentu, którego decyzja jest ostateczna.
– Ze względów bezpieczeństwa organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zamknięcia szkoły, na terenie której odbywa się konwent w godzinach nocnych(24:00-6:00).
REJESTRACJA:
– Każda osoba przybyła na konwent ma obowiązek zarejestrowania się.
– Każdy uczestnik jest zobowiązany do podania swoich danych osobowych (imię, nazwisko, wiek) oraz okazania dokumentu ze zdjęciem.
– Osoby niepełnoletnie mają obowiązek przedstawić przy rejestracji zgodę rodzica lub opiekuna prawnego na udział w Świdkonie wraz z jego kontaktowym numerem telefonu.
– Opłata startowa na konwent kosztuje 15 złotych i uprawnia do poruszania się po terenie konwentu na cały czas jego trwania.
– Z opłaty startowej są zwolnieni opiekunowie z dziećmi do 8 roku życia na podstawie legitymacji szkolnej lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość dziecka.
– Rejestracja oraz opłacenie wejściówki oznaczają zgodę na przestrzeganie niniejszego regulaminu. Obowiązkiem każdego uczestnika jest zapoznanie się z regulaminem przed Konwentem bądź najpóźniej w momencie wejścia na teren imprezy.
– Konwentowicze muszą mieć przez cały czas trwania imprezy przypięty w widocznym miejscu identyfikator otrzymany przy akredytacji, podpisany (imieniem i nazwiskiem lub pseudonimem).
– Każdy identyfikator posiada unikalny numer i jest przypisany do konkretnej osoby, dlatego niemożliwe jest wejście na konwent z cudzym identyfikatorem.
– W przypadku zgubienia identyfikatora należy niezwłocznie zgłosić się do akredytacji. Wydany zostanie duplikat z nowym numerem (poprzedni numer zostanie oznaczony jako nieaktualny i niemożliwe będzie jego dalsze używanie). Opłata za wydanie duplikatu wynosi 5 zł.
– Osoby nie posiadające identyfikatora i nie będące na wykazie konwentowiczów będą niezwłocznie wydalane z terenu konwentu.

UŻYWKI:
– Na terenie konwentu obowiązuje całkowity zakaz wnoszenia, posiadania oraz spożywania alkoholu oraz innych środków odurzających w jakiejkolwiek postaci. Wszelkie tego typu środki będą natychmiast i bezzwrotnie konfiskowane, a osoby nietrzeźwe lub zachowujący się w sposób sprzeczny z zasadami kultury będą usuwane z terenu konwentu bez zwrotu identyfikatora lub akredytacji.
– Na terenie konwentu obowiązuje całkowity zakaz palenia tytoniu i innych używek oraz otwartego ognia.
– Każdy uczestnik konwentu zobowiązany jest do przestrzegania zasad BHP obowiązujących w budynku II LO im. Krzysztof Kamila Baczyńskiego w Świdniku (z którymi można zapoznać się na miejscu) oraz zachowywania porządku i czystości.
– Zabronione jest wnoszenia na teren konwentu jakichkolwiek niebezpiecznych przedmiotów, wliczając w to broń białą, palną oraz repliki broni palnej. Z zakazu zwolniona jest ochrona konwentu oraz osoby przygotowujące pokazy przewidziane w programie konwentu.
INNE:
– Organizatorzy i obsługa zastrzegają sobie prawo do uczestnictwa we wszystkich konkursach, turniejach i zawodach odbywających się na konwencie.
– W momencie dokonania akredytacji, uczestnik zostaje zapisany na listę uczestników konwentu i tym samym zobowiązuje się do przestrzegania postanowień niniejszego regulaminu.
– Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za zgubione rzeczy.
– Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za uczestników konwentu na terenie imprezy i poza nią.
– Nieznajomość regulaminu nie zwalnia od jego przestrzegania.
– Nieprzestrzeganie któregokolwiek z punktów niniejszego regulaminu grozi usunięciem z terenu konwentu bez zwrotu akredytacji i identyfikatora.
– W sprawach organizacyjnych decyzje podejmuje koordynator . W przypadkach przekraczających jego kompetencje decyduje Dyrektor Miejskiego Ośrodka Kultury w Świdniku.
OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
– Zarejestrowanie się na konwent jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie przez Organizatora danych osobowych podawanych podczas rejestracji w celu realizacji konwentu.
– Administratorem danych osobowych jest Miejski Ośrodek Kultury w Świdniku, al. Lotników Polskich 24, 21-040 Świdnik.
Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych: e-mail: iod-j@e-swidnik.pl
– Dane osobowe przetwarzane będą w celu:
realizacji konwentu, w tym w celu ewidencji osób przebywających na terenie konwentu,
w celach marketingowych, reklamowych, promocyjnych i informacyjnych związanych z prowadzoną przez administratora działalnością- na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
– Odbiorcami danych osobowych będą podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa.
– Dane osobowe przechowywane będą przez okres zgodny z odnośnymi przepisami prawa.
– Osoba udostępniająca dane osobowe ma prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, prawo do dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, a także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.
– Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niepodanie danych może skutkować odmową uczestnictwa w konwencie Świdkon.